So erkennen Sie eine gute Hausverwaltung

Finden Sie eine*n gute*n Anbieter*in

Die passende Hausverwaltung ist selten mit wenigen Klicks gefunden. Wer sicher sein will, eine*n gute*n Anbieter*in zu wählen, sollte die folgenden Kriterien beachten und Zeit in die Suche investieren.

Die Aufgaben einer Hausverwaltung

Egal ob der oder die Eigentümer*in der Immobilie selbst die Verwaltung übernimmt oder eine*n Dienstleister*in beauftragt, die Aufgaben sind dieselben. Die Verwaltung umfasst die Vermietung der einzelnen Wohnungen, Überwachung der Zahlungseingänge, das Verschicken von Mahnungen und Mieterhöhungen sowie die Abrechnung der Betriebskosten. Die genauen Aufgaben einer Hausverwaltung definiert das Wohnungseigentumsgesetz. 

Nicht alles kann eine Hausverwaltung alleine entscheiden. Möchten die Wohnungseigentümer*innen beispielsweise einen neuen Zaun haben, oder dass das Treppenhaus gestrichen wird, geht dies über die notwendige Instandhaltung hinaus.  Dann müssen sich die Eigentümer*innen der Wohnungen versammeln. Die Hausverwaltung muss die Versammlung einberufen, eine Tagesordnung formulieren und ein Protokoll führen. Haben die Anwesenden etwas beschlossen, muss der oder die Verwalter*in dieses in eine Beschluss-Sammlung eintragen.

Folgende Aspekte können Ihnen bei der Entscheidung helfen

1) Referenzen einholen

Ob der oder die Verwalter*in all dies einhält, ist im Vorhinein schwer zu überprüfen. Eigentümer*innen sollten dem oder der Verwalter*in nicht blind alles glauben, sondern sich Referenzen einholen. Am besten unterhalten Sie sich mit anderen Wohnungsbesitzer*innen, deren Eigentum von dem oder der Verwalter*in betreut wird. Je länger die Hausverwaltung existiert und je mehr Objekte die Verwaltung betreut, desto höher die Chance, dass der oder die Verwalter*in routiniert arbeitet. Doch zu viele Objekte sollten es nicht sein, damit Sie auch den gewünschten Service erhalten und nicht nur eine kleine Nummer im großen Verzeichnis des oder der Verwalter*in sind. Betreut der oder die Verwalter*in jedoch zu wenige, ist die Gefahr des Konkurses hoch, falls das Unternehmen einmal Kund*innen verliert. Optimal sind zwischen 300 und 3000 zu betreuenden Wohneinheiten.

2) Die richtigen Fragen stellen

Bei einer guten Hausverwaltung geht es nicht nur um die Einhaltung von Pflichten, sondern auch darum, im Notfall erreichbar zu sein. Hat die Hausverwaltung einen Notdienst und auch genügend Personal, um Urlaubs-und Krankheitsfälle abzufangen?

3) Verbandsmitgliedschaft prüfen

Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn die Hausverwaltung Mitglied in einem anerkannten Verwalterverband ist. Dieser bescheinigt der Verwaltung nämlich, dass sie alle erforderlichen Standards erfüllen. In der Regel verfügen die Verwaltungen in den Verbänden auch über mindestens 300 Mietwohnungen.

4) Die Erste ist nicht immer die Beste

Vergleichen Sie vor Ihrer Entscheidung mehrere Anbieter*innen miteinander. Wie schon zuvor beschrieben, ist nicht der Größte oder der Kleinste die Beste. Ein*e seriöse*r Anbieter*in bietet seine Leistung auch nicht unterhalb des üblichen Marktniveaus an. Vergleichen Sie das gesamte Angebot, treffen Sie die Verwalter*innen persönlich und holen Sie sich ausreichend viele Referenzen ein. Das ist ein hoher Aufwand, der den Eigentümer*innen im Nachhinein viel Ärger und Geld ersparen kann.

Die Pflichten einer Hausverwaltung nach Wohnungseigentumsgesetz:

• Aufstellung einer Hausordnung

• Instandhaltung und Instandsetzung des Eigentums

• Ansammlung einer angemessenen Instandhaltungsrückstellung

• Aufstellung eines Wirtschaftsplans

• Jährliche Einberufung der Wohnungseigentümer*innenversammlung mit Einhaltung einer Frist von mindestens zwei Wochen

• Beschlüsse der Wohnungseigentümer*innen durchzuführen

• Lasten-und Kostenbeiträge, Tilgungsbeträge und Hypothekenzinsen anzufordern und abzuführen

• Eingenommene Gelder zu verwalten